مدیریت جلسات

​​​سیستم مدیریت جلسات با امکانات متنوع، انجام تمامی فعالیت های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات از برنامه ریزی زمان جلسه تا ارسال دعوت نامه و دستور جلسات و در نهایت ثبت صورت جلسات و پیگیری مصوبات در اختیار سازمان ها قرار می گیرد.

کلیه مراحل مربوط به تشکیل یک جلسه، از رایزنی های پیش از جلسه، جستجوی زمان آزاد برای تشکیل جلسه، ورود اطلاعات، دستور جلسات گرفته تا مسائل پس از تشکیل جلسه مانند تخصیص وظایف مرتبط با صورت جلسه و تبدیل صورت جلسه به نامه در این سیستم تحت پوشش قرار می گیرد که این فرآیند کمک به سزایی به مدیریت زمان و بهره وری بیشتر برای تصمیم گیری ها و ارتقا روند سازمان را انجام می دهد.​

امکانات و قابلیت ها

  • امكان تعریف برنامه جلسه  
  • مشاهده تقویم جلسات برای جلوگیری از تداخل  
  • امکان تقسيم بندی موضوع و هدف جلسات 
  • تعيين عنوان، محل، زمان شروع، زمان پايان و زمان يادآوری جلسه 
  • امکان ارسال دعوت نامه به همراه دستور جلسه به اعضای جلسه  
  • امكان يادآوری جلسات پيش از شروع  از طريق SMS و يا پست الكترونيک 
  • امکان تاييد کردن جلسه توسط فرد دعوت شده
  • ثبت وضعيت حضور‌ اعضاء در جلسات 
  • امکان لغو قرارملاقات و اطلاع رسانی به اعضای جلسه به صورت خودکار 
  • تهیه پیشنویس اولیه بر اساس فعالیت های باقیمانده از جلسات مرتبط قبلی 
  • ثبت صورتجلسه و همچنين ساير نتايج و تصميمات جلسه 
  • امکان ثبت و ضميمه نمودن انواع فايل های مربوط به جلسه (اسکن صورت جلسه امضاء شده، فايل صوتی و تصويری و مستندات ... )
  • شماره گذاری خودکار صورت جلسات  
  • امکان پرینت از صورتجلسات و قراردادن اسکن صورتجلسات در سیستم 
  • ثبت مصوبات جلسه و تعيين افراد مجری و مهلت انجام آن 
  • ارسال مصوبات تصمیم گیری شده برای مجريان تعيين شده 
  • قابل رويت بودن فعاليت‌های ارجاع شده به هر شخص در ليست پيگيری‌ها
  • امکان رويت اقدامات و روند پيشرفت يک فعاليت ارجاعی 
  • آرشیو و جستجوی صورت جلسات بر اساس شماره و محتوا 
  • تهیه گزارشاتی از تعداد جلسات برگزار شده و لغو شده 
  • تهیه گزارش از مصوبات، حاضرین و غایبین  
  • تهیه گزارش از فعالیت های واگذار شده و به اتمام رسیده رده های سازمان  
  • گردش وظایف سازمان که از جلسه ایجاد شده اند
  • امکان مشاهده همه وظایف افراد و وضعیت آنها

 

با محصولات و راهکارهای راشا آشنا شوید
مشاورین ما در اسرع وقت به منظور تحلیل و شناسایی با شما تماس خواهند گرفت.