سیستم مدیریت جلسات
ما با تمرکز بر انجام تمامی مراحل فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات، ابزاری هوشمند و جامع را به سازمان‌ها ارائه می‌دهد. این نرم افزار از برنامه‌ریزی زمان جلسه تا ثبت صورت جلسات و پیگیری مصوبات، تمام جنبه‌های مدیریت جلسات را در اختیار شما قرار می‌دهد.
ویژگی‌ها:
برنامه‌ریزی زمان جلسه:
این سیستم به شما امکان می‌دهد زمان جلسه را با توجه به تعداد و اولویت موارد مورد بررسی، به بهترین شکل ممکن برنامه‌ریزی کنید.
درخواست و دعوت نامه:
ارسال دعوت نامه به شرکت‌کنندگان جلسه به صورت خودکار و به همراه اطلاعات مورد نیاز.
دستور جلسات:
ایجاد و مدیریت دستور جلسات به صورت آسان و برنامه‌ریزی اقدامات قبل، حین، و پس از جلسه.
ثبت صورت جلسات:
امکان ثبت جزئیات کامل و مهم جلسات، اقدامات انجام شده و تصمیمات گرفته شده.
پیگیری مصوبات:
اطلاعات مربوط به مصوبات به صورت دقیق ثبت شده و امکان پیگیری اجرای آنها فراهم می‌شود.
فواید:
- مدیریت بهتر زمان و بهره‌وری بالاتر در تصمیم‌گیری‌ها.
- افزایش دقت و سرعت در ارسال دعوتنامه و ثبت اطلاعات.
- افزایش انضباط سازمانی و ارتقاء روند تصمیم‌گیری.
- پیگیری دقیق و اجرای بهینه مصوبات.
امکانات و قابلیت های
- امكان تعریف برنامه جلسه
- مشاهده تقویم جلسات برای جلوگیری از تداخل
- امکان تقسيم بندي موضوع و هدف جلسات
- تعيين عنوان، محل، زمان شروع، زمان پايان و زمان يادآوری جلسه
- امکان ارسال دعوت نامه به همراه دستور جلسه به اعضاي جلسه
- امكان يادآوری جلسات پيش از شروع از طريق SMS و يا پست الكترونيک
- امکان بررسی دعوتنامه توسط مدعوین جلسه
- ثبت وضعيت حضور اعضاء در جلسات
- امکان لغو قرارملاقات و اطلاع رساني به اعضاي جلسه به صورت خودکار
- تهیه پیشنویس اولیه بر اساس فعالیت های باقیمانده از جلسات مرتبط قبلی
- ثبت صورتجلسه و همچنين ساير نتايج و تصميمات جلسه
- ثبت و ضميمه نمودن انواع فايل های مربوط به جلسه مانند: اسکن صورت جلسه امضاء شده، فايل صوتی و تصويری و مستندات
- شماره گذاری خودکار صورت جلسات
- امکان پرینت از صورتجلسات و قراردادن اسکن صورتجلسات در سیستم
- ثبت مصوبات جلسه و تعيين افراد مجري و مهلت انجام آن
- ارسال مصوبات تصمیم گیری شده براي مجريان تعيين شده
- امکان مشاهده فعاليت‌های ارجاع شده به هر شخص در ليست پيگيری های من
- امکان رؤيت اقدامات و روند پيشرفت يک فعاليت ارجاعي
- آرشیو و جستجوی صورت جلسات بر اساس شماره و محتوا
- تهیه گزارش از تعداد، جلسات برگزار شده و لغو شده
- تهیه گزارش از مصوبات، حاضرین و غایبین
- تهیه گزارش از فعالیت های واگذار شده و به اتمام رسیده
- گردش وظایف سازمان که از جلسه ایجاد شده اند
- امکان مشاهده همه وظایف افراد و وضعیت آنها
سیستم مدیریت جلسات ما، با امکانات متنوع و جامع، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به بهترین شکل ممکن از جلسات خود بهره‌مند شوند و به تصمیمات استراتژیک واگذار شوند.