شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت یک پلتفرم تحت وب است که توسط مایکروسافت توسعه یافته و به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا به صورت مشترک بر روی اسناد کار کنند، اطلاعات را ذخیره و مدیریت کنند و گردش‌کارهای سازمانی خود را بهبود بخشند. از شیرپوینت می‌توان برای ایجاد پرتال‌های سازمانی، مدیریت اسناد، ارتباطات داخلی و مدیریت محتوای وب استفاده کرد. شیرپوینت همچنین قابلیت‌های سفارشی‌سازی گسترده‌ای دارد و می‌تواند به راحتی با سایر محصولات مایکروسافت مانند Power BI و Teams یکپارچه شود.
چالش‌های اصلی سازمان‌ها و راهکار شیرپوینت
مدیریت اسناد و اطلاعات پراکنده
بسیاری از سازمان‌ها با حجم زیادی از اسناد و اطلاعات مواجه هستند که به‌درستی سازمان‌دهی نشده‌اند. عدم دسترسی سریع به اطلاعات درست در زمان نیاز، می‌تواند بهره‌وری را کاهش داده و کارایی تیم‌ها را مختل کند.
- و اما:
شیرپوینت به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا یک سیستم مدیریت اسناد مرکزی و کارآمد ایجاد کنند. با ویژگی‌هایی مانند جستجوی قدرتمند، نسخه‌بندی اسناد و سطح‌بندی دسترسی‌ها، این ابزار اطمینان می‌دهد که هر فرد به اطلاعات مرتبط و به‌روز دسترسی داشته باشد.
ارتباط و همکاری بین تیم‌ها
در بسیاری از سازمان‌ها، تیم‌های مختلف به‌سختی با هم ارتباط برقرار می‌کنند یا نمی‌توانند به‌صورت مؤثر روی پروژه‌های مشترک کار کنند. این مشکل به ویژه در سازمان‌های بزرگ‌تر و با ساختارهای پیچیده بیشتر مشاهده می‌شود.
- و اما:
شیرپوینت با ارائه پرتال‌های داخلی و ابزارهای همکاری آنلاین، به تیم‌ها اجازه می‌دهد به‌صورت همزمان روی پروژه‌ها کار کنند، اسناد را به اشتراک بگذارند و از تغییرات لحظه‌ای آگاه شوند. این ابزار با مایکروسافت Teams نیز کاملاً یکپارچه است و این امر بهبود تعاملات تیمی را تضمین می‌کند.
اتوماسیون فرآیندهای کاری
فرآیندهای دستی و زمان‌بر، مثل تأییدیه‌ها یا ثبت درخواست‌ها، می‌توانند به کندی عملکرد سازمان منجر شوند و احتمال بروز خطا را افزایش دهند.
- و اما:
با استفاده از قابلیت‌های گردش کار (Workflow)، می‌توانید بسیاری از فرآیندهای تکراری را به صورت خودکار انجام دهید. این امر نه تنها زمان را ذخیره می‌کند، بلکه از خطاهای انسانی جلوگیری می‌کند و شفافیت بیشتری در پیگیری مراحل کاری به وجود می‌آورد.
مدیریت پروژه‌ها
سازمان‌های بزرگ با چندین پروژه مختلف به‌صورت همزمان روبرو هستند و بدون داشتن یک ابزار مؤثر، پیگیری وضعیت و پیشرفت پروژه‌ها دشوار است.
- و اما:
با ایجاد فضاهای پروژه و ابزارهای مدیریت وظایف، شما می‌توانید تمامی جنبه‌های پروژه‌ها را از طریق یک پلتفرم واحد مدیریت کنید. این ابزار امکان پیگیری پیشرفت، تخصیص منابع و مدیریت زمان‌بندی پروژه‌ها را به‌صورت متمرکز فراهم می‌کند.
امنیت اطلاعات
سازمان‌ها همیشه با چالش‌های امنیتی مواجه‌اند؛ به ویژه زمانی که اطلاعات حساس و حیاتی در میان است.
- و اما:
شیرپوینت با ارائه سطوح دسترسی متفاوت و امکان کنترل دسترسی‌ها، امنیت بالایی را در نگهداری و اشتراک‌گذاری اسناد فراهم می‌کند. شما می‌توانید به‌راحتی تعیین کنید که چه کسی به چه اطلاعاتی دسترسی داشته باشد.
چرا باید شیرپوینت را انتخاب کنید؟
- یکپارچگی با دیگر محصولات مایکروسافت
شیرپوینت به‌طور کامل با دیگر محصولات مایکروسافت مانند Outlook، Teams، Power BI و OneDrive یکپارچه است. این یکپارچگی امکان انتقال آسان اطلاعات و بهبود همکاری‌های بین تیمی را فراهم می‌کند. - سفارشی‌سازی بر اساس نیازهای سازمانی
یکی از ویژگی‌های برجسته شیرپوینت، قابلیت سفارشی‌سازی آن است. این پلتفرم به شما اجازه می‌دهد تا ابزارها و ویژگی‌هایی که دقیقاً با نیازهای سازمان شما همخوانی دارند، پیاده‌سازی کنید. از ایجاد فرم‌های الکترونیکی تا طراحی پرتال‌های سازمانی منحصربه‌فرد، همه این موارد در دسترس شماست. - افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها
با اتوماسیون فرآیندهای کاری و مدیریت متمرکز اطلاعات، زمان و هزینه‌های مرتبط با کارهای دستی و پردازش اطلاعات به‌طور چشمگیری کاهش پیدا می‌کند. این به شما اجازه می‌دهد تا بر رشد سازمان و افزایش بهره‌وری تمرکز کنید.
نتیجه‌گیری
اگر به دنبال یک راه‌حل نرم‌افزاری جامع برای بهبود عملکرد سازمان خود هستید، مایکروسافت شیرپوینت یکی از بهترین گزینه‌ها برای شماست. این ابزار نه تنها به شما در مدیریت اطلاعات، افزایش همکاری تیمی و بهینه‌سازی فرآیندهای کاری کمک می‌کند، بلکه امنیت اطلاعات سازمان را تضمین کرده و بهره‌وری کلی را افزایش می‌دهد. با انتخاب شیرپوینت، شما می‌توانید چالش‌های روزانه سازمان خود را به فرصت‌های جدید تبدیل کنید.