چرا از شیرپوینت استفاده کنیم؟

مزایای شیرپوینت نسبت به نرم‌افزارهای آماده بازار

شیرپوینت یکی از محبوب‌ترین پلتفرم‌های همکاری گروهی و مدیریت اطلاعات است که توسط بسیاری از سازمان‌ها در سراسر جهان برای بهبود فرآیندهای داخلی و افزایش بهره‌وری استفاده می‌شود. یکی از اصلی‌ترین دلایل انتخاب شیرپوینت نسبت به نرم‌افزارهای آماده موجود در بازار، توانایی سفارشی‌سازی آن است که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا بر اساس نیازهای خاص خود، سیستم را تغییر دهند. در ادامه به دلایل و مزایای استفاده از شیرپوینت می‌پردازیم:

شیرپوینت چیست؟ - پروژه شیرپوینت - راشا - SharePoint

1. سفارشی‌سازی بر اساس فرآیندهای سازمانی

شیرپوینت به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که سیستم‌های خود را دقیقاً بر اساس فرآیندهای داخلی خود سفارشی‌سازی کنند. برخلاف بسیاری از نرم‌افزارهای آماده که محدود به یکسری ویژگی‌های خاص هستند، در شیرپوینت می‌توانید گردش‌کارهای سفارشی، فرم‌های الکترونیکی و سیستم‌های مدیریت اسناد کاملاً مطابق با نیازهای خود ایجاد کنید. این انعطاف‌پذیری باعث می‌شود که شیرپوینت در برابر نرم‌افزارهای آماده که فقط در یک چارچوب ثابت کار می‌کنند، منعطف‌تر و قابل انطباق‌تر باشد.

2. بستر یکپارچه و جلوگیری از جزیره‌ای شدن نرم‌افزارها

یکی از چالش‌های رایج در سازمان‌ها استفاده از نرم‌افزارهای مختلف برای فرآیندهای جداگانه است که باعث ایجاد جزایر اطلاعاتی می‌شود. این موضوع باعث می‌شود اطلاعات به صورت پراکنده ذخیره شده و هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان دچار مشکل شود. با شیرپوینت، شما می‌توانید تمام فرآیندهای کاری و ذخیره‌سازی اطلاعات را در یک بستر واحد و یکپارچه مدیریت کنید. این ویژگی باعث بهبود ارتباطات داخلی، دسترسی به اطلاعات و سرعت عملیات سازمانی می‌شود.

3. سرعت بالا در پیاده‌سازی به دلیل عدم نیاز به کدنویسی پیچیده

شیرپوینت به کاربران این امکان را می‌دهد تا بدون نیاز به کدنویسی پیچیده، بسیاری از راه‌حل‌های سفارشی خود را پیاده‌سازی کنند. ابزارهایی مانند Nintex Workflow و Power Form به شما این امکان را می‌دهند تا گردش‌کارهای خودکار و فرم‌های الکترونیکی را به سادگی و با سرعت بالا ایجاد کنید. این موضوع زمان پیاده‌سازی سیستم را به‌طور قابل توجهی کاهش می‌دهد و سازمان‌ها می‌توانند سریع‌تر به نتایج مطلوب برسند.

4. قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر ابزارهای مایکروسافت

یکی دیگر از مزیت‌های مهم شیرپوینت این است که به راحتی می‌تواند با دیگر محصولات مایکروسافت مانند Office ، Power BI یکپارچه شود. این یکپارچه‌سازی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش دهند و اطلاعات را بین نرم‌افزارهای مختلف به صورت همزمان و بدون مشکل به اشتراک بگذارند. این ویژگی‌ها در نرم‌افزارهای آماده که معمولاً یکپارچه‌سازی محدودتری دارند، به راحتی قابل دستیابی نیست.

5. امنیت بالا و کنترل دسترسی

شیرپوینت امکانات پیشرفته‌ای برای کنترل دسترسی به اطلاعات و تنظیم سطوح مختلف امنیتی فراهم می‌کند. سازمان‌ها می‌توانند به راحتی تعیین کنند که چه افرادی به چه اطلاعاتی دسترسی داشته باشند و این موضوع باعث افزایش امنیت و کاهش خطرات نشت اطلاعات می‌شود. امنیت و انعطاف‌پذیری در مدیریت دسترسی‌ها معمولاً در نرم‌افزارهای آماده محدودتر است.

6. پشتیبانی بلندمدت و بروز رسانی‌های مداوم

شیرپوینت به دلیل اینکه یک محصول رسمی مایکروسافت است، از پشتیبانی مداوم و به‌روزرسانی‌های منظم بهره‌مند می‌شود. این موضوع به سازمان‌ها اطمینان می‌دهد که همیشه از آخرین نسخه‌های امنیتی و بهبودهای عملکردی برخوردار خواهند بود. در حالی که نرم‌افزارهای آماده بازار ممکن است به‌روزرسانی‌های محدودی داشته باشند و یا حتی در درازمدت از پشتیبانی خارج شوند.

7. هزینه‌های کاهش یافته در طولانی‌مدت

اگرچه ممکن است هزینه اولیه پیاده‌سازی شیرپوینت بیشتر از نرم‌افزارهای آماده باشد، اما در بلندمدت به دلیل انعطاف‌پذیری، قابلیت توسعه مداوم، و امکان یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها، هزینه‌های نگهداری و توسعه به شدت کاهش می‌یابد. همچنین شیرپوینت به دلیل عدم نیاز به نرم‌افزارهای جانبی متعدد، می‌تواند به کاهش هزینه‌های سازمان کمک کند.

نتیجه‌گیری

انتخاب شیرپوینت به عنوان پلتفرم مدیریت اطلاعات و فرآیندهای کاری، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که با انعطاف‌پذیری، یکپارچگی، سرعت پیاده‌سازی و امنیت بالا، نیازهای خود را به بهترین شکل پوشش دهند. این ویژگی‌ها شیرپوینت را از نرم‌افزارهای آماده موجود در بازار متمایز می‌کند و به دلیل توانایی در سفارشی‌سازی عمیق و یکپارچه‌سازی با سایر ابزارهای سازمانی، به راهکاری جامع و بلندمدت تبدیل می‌کند.

    02146016029