ERP چیست؟
ERP هم به عنوان یک سیستم و هم به عنوان یک تفکر یا رویکرد شناخته می‌شود. به عبارت دیگر، ERP یک سیستم نرم‌افزاری است که با یک رویکرد مدیریتی و تفکر استراتژیک برای یکپارچه‌سازی منابع و فرآیندهای سازمان به کار گرفته می‌شود. در ادامه، این دو جنبه را دقیق‌تر بررسی می‌کنیم:
ERP به عنوان یک تفکر یا رویکرد مدیریتی
از دیدگاه مدیریتی، ERP یک رویکرد استراتژیک برای مدیریت و یکپارچه‌سازی منابع سازمان است. در این رویکرد، تمرکز بر ایجاد هماهنگی، انسجام و شفافیت در کل سازمان است. این دیدگاه بر این اصل استوار است که سازمان باید به صورت کلی و یکپارچه مدیریت شود و اطلاعات به‌طور سیال و بدون مانع بین بخش‌های مختلف منتقل شود. این تفکر موجب می‌شود که سازمان‌ها به‌جای کارکرد مجزا و جزیره‌ای، به صورت هماهنگ عمل کنند و اهداف مشترکی را دنبال کنند.
ERP به عنوان یک سیستم
ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) به سیستمی جامع و یکپارچه اطلاق می‌شود که برای مدیریت منابع، فرآیندها و اطلاعات در سراسر یک سازمان طراحی شده است. این سیستم با تمرکز بر بهره‌وری، هماهنگی و انسجام بین بخش‌های مختلف سازمان، به بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند. ERP شامل مجموعه‌ای از ماژول‌هاست که به هر بخش سازمان، از مالی و حسابداری تا منابع انسانی، تولید و زنجیره تأمین، کمک می‌کند به طور مؤثری وظایف خود را مدیریت کند.
به طور خلاصه، ERP ترکیبی از سیستم نرم‌افزاری و تفکر مدیریتی است. این دو جنبه با یکدیگر مکمل‌اند: سیستم ERP به عنوان ابزار عملیاتی و اجرایی عمل می‌کند، در حالی که تفکر ERP به عنوان راهنمایی استراتژیک برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و بهبود فرآیندها نقش دارد.
مزایای ERP برای سازمان‌ها
یکپارچه‌سازی اطلاعات: ERP داده‌ها و اطلاعات موجود در بخش‌های مختلف سازمان را در یک پایگاه داده مرکزی قرار می‌دهد. این امر باعث می‌شود که همه افراد در سازمان به داده‌های به‌روز دسترسی داشته و تصمیم‌گیری‌های سریع و دقیقی داشته باشند.
بهبود کارایی: سیستم ERP فرآیندهای تکراری و زمان‌بر را خودکار می‌کند و از این طریق زمان و انرژی کارکنان را کاهش می‌دهد. به این ترتیب، سازمان‌ها می‌توانند بهره‌وری را افزایش دهند و منابع خود را به بهترین شکل مدیریت کنند.
کاهش هزینه‌ها: ERP می‌تواند با کاهش نیاز به سیستم‌های مجزا و کاهش خطاها، هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهد و در نتیجه هزینه‌های کلی سازمان را بهینه‌سازی کند.
گزارش‌گیری دقیق و لحظه‌ای: با دسترسی به گزارش‌های دقیق و به‌روز، سازمان‌ها می‌توانند بهتر تصمیم بگیرند و با داشتن دیدگاهی جامع از عملکرد، به بهبود و رشد سازمان کمک کنند.
اجزای اصلی یک سیستم ERP
اجزای اصلی یا ماژول‌های سیستم ERP هر یک به یکی از بخش‌های کلیدی سازمان مربوط می‌شوند و وظیفه دارند داده‌ها و فرآیندهای آن بخش را به صورت متمرکز مدیریت کنند. این ماژول‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا عملیات خود را بهینه‌سازی کرده و کنترل بهتری بر فرآیندها داشته باشند. در ادامه، توضیحات بیشتری در مورد هر یک از این ماژول‌ها ارائه می‌شود:
۱. ماژول مالی
ماژول مالی یکی از اساسی‌ترین و حساس‌ترین بخش‌های ERP است و تمامی فعالیت‌های مالی و حسابداری سازمان را تحت پوشش قرار می‌دهد. امکانات این ماژول شامل:
- مدیریت حساب‌ها و ثبت اسناد مالی: از جمله حساب‌های دریافتی و پرداختی، اسناد حسابداری و ترازنامه.
- بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی مالی: کمک به تعیین بودجه، پیش‌بینی هزینه‌ها و درآمدها.
- گزارش‌گیری مالی: امکان تهیه گزارش‌های دقیق مالی در قالب‌های مختلف برای مدیریت و سهامداران.
- پرداخت و دریافت‌ها: مدیریت تراکنش‌ها و پرداخت‌های سازمان به تامین‌کنندگان و دریافت‌ها از مشتریان.
۲. ماژول منابع انسانی (HRM)
این ماژول کلیه فرآیندهای مربوط به منابع انسانی را پوشش می‌دهد و به مدیریت بهتر نیروی انسانی سازمان کمک می‌کند. برخی از ویژگی‌های آن شامل:
- اطلاعات کارکنان: ثبت اطلاعات شخصی و شغلی کارکنان، سابقه کاری، تحصیلات و سایر اطلاعات.
- حقوق و دستمزد: محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان بر اساس اطلاعات کاری، مرخصی‌ها، اضافه‌کاری‌ها و مزایا.
- ارزیابی عملکرد: نظارت بر عملکرد کارکنان و اجرای فرآیندهای ارزیابی دوره‌ای.
- مدیریت حضور و غیاب: ثبت و کنترل ساعات کاری، مرخصی‌ها و غیبت‌ها.
۳. ماژول زنجیره تأمین (SCM)
ماژول زنجیره تأمین مدیریت فرآیندهای تأمین، ذخیره‌سازی و توزیع کالاها را بر عهده دارد و به بهینه‌سازی موجودی‌ها و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند. ویژگی‌های اصلی آن عبارتند از:
- مدیریت خرید: امکان ثبت و پیگیری سفارشات خرید، مذاکره با تامین‌کنندگان و مدیریت قراردادها.
- مدیریت موجودی: کنترل موجودی کالاها، نظارت بر ورود و خروج محصولات و بهینه‌سازی انبارها.
- کنترل تأمین‌کنندگان: مدیریت و ارزیابی عملکرد تأمین‌کنندگان و نظارت بر کیفیت کالاها.
- توزیع و حمل‌ونقل: مدیریت فرآیندهای توزیع کالا، برنامه‌ریزی حمل‌ونقل و کاهش هزینه‌های توزیع.
۴. ماژول تولید
ماژول تولید برای سازمان‌هایی مناسب است که فرآیندهای تولید و ساخت محصولات دارند. این ماژول به سازمان کمک می‌کند که مراحل تولید را بهینه‌سازی کرده و بهره‌وری را افزایش دهد. امکانات آن شامل:
- برنامه‌ریزی تولید: مدیریت و برنامه‌ریزی ظرفیت تولید بر اساس تقاضا و موجودی مواد اولیه.
- مدیریت مواد و مواد اولیه: کنترل موجودی مواد اولیه و برنامه‌ریزی تأمین مواد بر اساس نیازهای تولید.
- کنترل کیفیت: نظارت بر کیفیت محصولات در طول فرآیند تولید و اجرای استانداردهای کیفیت.
- نگهداری و تعمیرات تجهیزات: پیگیری وضعیت دستگاه‌ها و تجهیزات و برنامه‌ریزی برای تعمیرات پیشگیرانه و اضطراری.
۵. ماژول فروش و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
این ماژول بهبود فرآیندهای فروش و بازاریابی را بر عهده دارد و به سازمان کمک می‌کند تا مشتریان فعلی را حفظ کرده و مشتریان جدید جذب کند. برخی ویژگی‌های آن شامل:
- مدیریت مشتریان: ثبت اطلاعات مشتریان، تاریخچه خرید و ارتباطات.
- مدیریت فرصت‌های فروش: ثبت و پیگیری فرصت‌های فروش و افزایش نرخ تبدیل.
- خدمات پس از فروش: مدیریت درخواست‌های پشتیبانی و رسیدگی به نیازهای مشتریان پس از خرید.
- تحلیل داده‌های مشتریان: ارزیابی رفتار مشتریان، پیش‌بینی تقاضا و بهینه‌سازی استراتژی‌های بازاریابی.
۶. ماژول انبارداری و لجستیک
این ماژول با مدیریت جریان کالا و محصولات از تأمین تا انبار و توزیع، به سازمان کمک می‌کند که فرآیندهای مرتبط با انبار و لجستیک خود را بهینه کند. امکانات آن شامل:
- مدیریت موجودی و انبارها: کنترل و پیگیری دقیق موجودی، ثبت ورودی‌ها و خروجی‌ها و پیش‌بینی نیازهای آتی.
- مدیریت انبار و چیدمان: بهینه‌سازی فضای انبار و دسترسی سریع به محصولات.
- کنترل حمل‌ونقل و توزیع: پیگیری تحویل کالاها و برنامه‌ریزی مسیرهای توزیع.
۷. ماژول گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها (BI)
این ماژول قابلیت تحلیل داده‌ها و گزارش‌گیری را برای سازمان فراهم می‌کند و امکان دسترسی به داده‌های لحظه‌ای و تصمیم‌گیری‌های آگاهانه را به مدیران می‌دهد. ویژگی‌های آن شامل:
- گزارش‌های لحظه‌ای و پویا: ارائه گزارش‌های متنوع و به‌روز از عملکرد بخش‌های مختلف.
- داشبوردهای مدیریتی: نمایش داده‌های کلیدی در قالب نمودارها و داشبوردهای قابل شخصی‌سازی.
- تحلیل داده‌ها: امکان تحلیل عمیق داده‌ها برای شناسایی روندها و پیش‌بینی آینده.
این ماژول‌ها همگی با یکدیگر یکپارچه می‌شوند تا نیازهای مختلف سازمان را پوشش داده و به بهبود عملکرد، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتریان کمک کنند. سیستم ERP با ایجاد یک بستر مشترک برای تمامی بخش‌ها، سازمان را به سمت بهره‌وری و رشد هدایت می‌کند.
آیا شیرپوینت می‌تواند به عنوان یک ERP عمل کند؟
به صورت کلی، شیرپوینت نمی‌تواند به طور کامل جایگزین ERP شود. برای سازمان‌هایی که به ماژول‌های کامل و تخصصی ERP در زمینه‌هایی مثل حسابداری، مدیریت تولید، و زنجیره تأمین نیاز دارند، استفاده از یک سیستم ERP کامل مانند SAP یا Dynamics 365 راهکار بهتری است. با این حال، برای کسب‌وکارهای کوچک‌تر یا سازمان‌هایی که به دنبال راهکاری سبک و با هزینه کمتر هستند، شیرپوینت همراه با ابزارهای جانبی می‌تواند به عنوان یک راه‌حل موقت یا ساده‌تر برای نیازهای مدیریتی به کار رود.
به‌طور خلاصه، شیرپوینت می‌تواند برخی از ویژگی‌های ERP را شبیه‌سازی کند، اما به دلیل نبود ماژول‌های تخصصی و تمرکز بیشتر بر مدیریت اسناد و همکاری، نمی‌تواند به عنوان یک ERP کامل عمل کند.
چه زمان می توان از شیرپوینت به عنوان جایگزین ERP استفاده کرد؟
شیرپوینت می‌تواند در برخی شرایط برای سازمان‌هایی که نیاز به راهکارهای ساده‌تر و انعطاف‌پذیرتر دارند، نقش‌هایی شبیه به ERP ایفا کند. اگرچه شیرپوینت به‌طور کامل نمی‌تواند جایگزین ERP شود، اما با پیکربندی مناسب و ترکیب آن با سایر ابزارهای مایکروسافت و شخصی‌سازی‌ها، می‌تواند برای پوشش برخی نیازهای مدیریتی و اجرایی سازمان‌ها مورد استفاده قرار گیرد. در ادامه مواردی را بررسی می‌کنیم که شیرپوینت می‌تواند به عنوان راه‌حل جایگزین یا مکملی برای ERP عمل کند.
۱. سازمان‌های کوچک و متوسط (SMEs)
برای سازمان‌های کوچک‌تر که پیچیدگی‌های عملیاتی کمتری دارند و به همه امکانات یک ERP کامل نیازی ندارند، شیرپوینت می‌تواند جایگزین مناسبی باشد. در این موارد، نیازی به استفاده از ERPهای پیچیده نیست، و شیرپوینت می‌تواند به عنوان یک پلتفرم اقتصادی‌تر برای مدیریت اسناد، مدیریت پروژه، و همکاری تیمی به کار رود.
۲. سازمان‌هایی با نیازهای ساده و محدود به چند ماژول
در صورتی که سازمان به جای تمام بخش‌های یک ERP، فقط به چند ماژول محدود نیاز داشته باشد، مثلاً برای مدیریت منابع انسانی، درخواست‌های خرید یا مدیریت مشتریان، می‌توان این ماژول‌ها را در شیرپوینت به صورت سفارشی پیاده‌سازی کرد.
۳. سازمان‌هایی که نیاز به مدیریت و خودکارسازی جریان‌های کاری دارند
اگر سازمانی به مدیریت خودکار گردش‌کارهای داخلی و ثبت و پیگیری درخواست‌های کارکنان نیاز داشته باشد، شیرپوینت با ابزارهای جانبی خود، به ویژهNintex Workflow – Power Form می‌تواند این نیاز را برطرف کند. این امکان به سازمان‌ها اجازه می‌دهد که فرم‌های الکترونیکی برای درخواست‌ها و فرآیندهای تأیید ایجاد کنند و به صورت خودکار گردش‌کارهای ساده را مدیریت کنند.
۴. نیاز به گزارش‌گیری و تحلیل‌های ساده
برای سازمان‌هایی که به گزارش‌گیری و تحلیل‌های پیچیده نیاز ندارند، شیرپوینت همراه با Power BI می‌تواند راه‌حل مناسبی باشد. داده‌های وارد شده در شیرپوینت می‌توانند توسط Power BI تجزیه و تحلیل شوند و به صورت داشبوردهای مدیریتی نمایش داده شوند. این امکان برای ردیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد و نظارت بر عملیات ساده‌ی سازمان مناسب است.
۵. مدیریت پروژه‌ها و تیم‌ها
شیرپوینت قابلیت‌های مناسبی برای مدیریت پروژه‌ها و همکاری بین تیم‌ها دارد و امکان ایجاد سایت‌های پروژه و ذخیره و مدیریت اسناد مرتبط با پروژه‌ها را فراهم می‌کند. از این طریق، سازمان‌ها می‌توانند وضعیت پروژه‌ها را پیگیری کرده و اسناد، منابع و اطلاعات مرتبط با هر پروژه را در یک مکان متمرکز نگه دارند.
۶. سازمان‌هایی که به ابزارهای سفارشی‌سازی شده نیاز دارند
سازمان‌هایی که نیاز به شخصی‌سازی‌های خاصی دارند و نمی‌خواهند از یک ERP سنتی با ماژول‌های ثابت استفاده کنند، می‌توانند شیرپوینت را به‌عنوان پلتفرمی انعطاف‌پذیر انتخاب کنند. با استفاده از Nintex Workflow – Power Form می‌توان فرم‌ها و اپلیکیشن‌های سفارشی را برای مدیریت فرآیندها و عملیات سازمانی در شیرپوینت ساخت.
نتیجه‌گیری
در شرایطی که سازمان به امکانات پیشرفته ERP نیازی ندارد یا برای برخی فرآیندها به راهکاری انعطاف‌پذیر و اقتصادی نیاز دارد، شیرپوینت می‌تواند نقش‌های مشابهی با ERP ایفا کند. ترکیب شیرپوینت با ابزارهای Nintex Workflow – Power Form و سایر محصولات مایکروسافت، سازمان را قادر می‌سازد که سیستم مدیریتی یکپارچه‌ای را پیاده‌سازی کند و بخشی از نیازهای ERP خود را در پلتفرمی ساده‌تر و قابل دسترس‌تر تأمین نماید.